Das Eisenhower-Prinzip – nützlich oder unpraktisch?

Eine Methode zum effektiveren Zeitmanagement, indem anstehende Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden. Autorin Sophie hat sie getestet.
[Foto: Strohmaier]

Der Präsident der USA ist nach Amtsantritt nicht nur Staatsoberhaupt, sondern auch Regierungschef. Damit ist er sowohl für die Innen- als auch Außenpolitik zuständig und Oberbefehlshaber der Streitkräfte. Er spricht regelmäßig im Kongress vor, trifft sich mit anderen Präsident*innen und Regierungschef*innen, hält Reden und Pressekonferenzen. Das setzt nicht nur geschichtliches Verständnis, sondern auch tagesaktuelles politisches Wissen aus aller Welt voraus. Ganz schön viel Arbeit. Aber wie schafft er all diese Aufgaben? Der 34. Präsident der USA Dwight D. Eisenhower soll dafür eine ganz bestimmte Methode entwickelt haben, die schließlich nach ihm benannt wurde.

Auch für uns Studenten und Studentinnen hat der Tag nur 24 Stunden. Neben den Vorlesungen, Vortagsübungen und Tutorien müssen Bücher gelesen, Hausarbeiten geschrieben und Präsentationen vorbereitet werden. Viele Studierende arbeiten nebenher, treiben regelmäßig Sport oder sind ehrenamtlich tätig. Um all die Aufgaben und Aktivitäten unter einen Hut zu bekommen, bietet das Eisenhower-Prinzip eine Möglichkeit diese zu sortieren, zu priorisieren und seine Zeit dadurch effektiv zu gestalten. Insbesondere für Studierende mit Konzentrations- und Motivationsproblemen ist eine Strukturierung ihrer Tätigkeiten wichtig.

Aufbau der Matrix

Die anstehenden Aufgaben werden in eine Matrix mit vier Feldern nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Das kann an jedem Tagesanfang gemacht werden oder immer dann, wenn neue Aufgaben hinzukommen. Hat eine Aufgabe höchste Priorität, zum Beispiel, weil eine Frist einzuhalten ist und deshalb sofort erledigt werden muss, fällt sie in die Kategorie A (wichtig und dringend). Es bietet sich an, solche Tätigkeiten in seinem leistungsstarken Zeitraum des Tages zu erledigen, denn dann ist die Konzentration, Motivation und Produktivität am Höchsten.

Die nicht dringenden, aber wichtigen Aufgaben werden terminiert und zum passenden Zeitpunkt bearbeitet (Kategorie B). Hier befinden sind oft langfristige Aufgaben, die nicht von heute auf morgen erledigt werden müssen. Zum Beispiel das Rechnen von Übungsaufgaben oder das Schreiben von Zusammenfassungen.

Ist die Arbeit nur dringend, jedoch nicht wichtig, gehört sie in die Kategorie C. Hierbei handelt es sich meist um Routinearbeiten, das Schreiben von E-Mails oder das Telefonieren und sonstigen Papierkram. Diese werden im Berufsleben delegiert. Alle, die das nicht können, sollten sich einen gesonderten Zeitblock im weniger leistungsstarken Tagesabschnitt dafür einplanen.

Die Gestaltung der Matrix ist jedem selbst überlassen. To-Do-Listen können mit Farben (je eine für jede Kategorie) markiert werden, Unterlagen auf einzelnen Feldern (auf dem Schreibtisch oder dem Boden) angeordnet werden, oder die Aufgaben werden auf Post-Its notiert und sortiert. Alternativ gibt es auch elektronische Versionen zur Planung wie zum Beispiel die App „4.Do. – Zu tun – Aufgabenliste“ (Android, kostenlos).

Persönliche Erfahrungen

Jeden Tag werden die Ziele neu festgelegt und Anstehendes geordnet. Das sorgt für einen Überblick und Zielstrebigkeit das Vorgenommene zu erreichen. Die größte Herausforderung des Eisenhower-Prinzips ist jedoch, die anstehenden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Vieles scheint auf den ersten Blick Priorität zu haben. Besonders kurzfristig zu erledigende Aufgaben neigen wir stärker wahrzunehmen. Und diejenigen, die wir regelmäßig machen sollten, zum Beispiel Übungen, rücken in den Hintergrund. Die Kategorie A in der Matrix ist daher schnell mal überfüllt und man schafft es gar nicht erst, sich den anderen Feldern zu widmen.

Zusätzlich können zwar nicht wichtige und nicht dringende Dinge trotzdem sinnvoll sein. So bringt einem ein abendliches Bier mit den Kommiliton*innen im Studium zwar nicht weiter, aber für die soziale Interaktion ist es doch unerlässlich. Die Einordung der Aufgaben in die Matrix ist also auch immer eine Frage der Sichtweise.

Durch die klare Handlungsanweisung der Matrix weiß man auch bei großer Aufgabenfülle, wo man anfangen soll. Gleichzeitig sorgt die Kategorie D für eine Entlastung, weil sie Unwichtiges und nicht Dringendes aussortiert. Etwas Übung bedarf das Einschätzen von (Zeit-)Aufwand der einzelnen Aufgaben. Das ein oder andere Mal kann es daher passieren, dass man sich zu viel oder zu wenig vornimmt. Zusätzlich sollte immer ein Zeitpuffer für unvorhersehbare Dinge eingeplant werden.

Fazit und ein paar letzte Tipps

Insgesamt ist die Matrix eine gute Möglichkeit, sich einen ersten Überblick über Aufgaben zu verschaffen. Jedoch kommt sie bei komplexen und vielschichtigen Tätigkeiten durch ihre Starrheit und Inflexibilität schnell an ihre Grenzen. Denn erst durch das Zusammenspiel von Kontext und Haltung werden die Aufgaben wichtig und dringend. Auf der einen Seite ist das Eisenhower-Prinzip eine „ganz oder gar nicht Methode“, denn alle anfallenden Aufgaben müssen in die Matrix eingeordnet werden, um den Überblick nicht zu verlieren. Auf der anderen Seite kann sie nicht nur stumpf angewendet werden, sondern vieles passiert nach Gefühl und Erfahrung.

Strohmaier

Geholfen hat es, die vier Felder zu erweitern. Zum Beispiel um eine Kategorie für Aufgaben die innerhalb der anstehenden Woche erledigt werden müssen. Auch das Mischen der unterschiedlichen Kategorien im Tagesablauf wirkt einer Monotonie und möglichen Überforderung entgegen. Grundsätzlich ist es immer hilfreich, einen realistischen Plan aufzustellen, man sollte sich aber auch nicht in der Planung verlieren, sondern einfach anfangen. Wie man dann seine Arbeiten möglichst effizient lösen kann, erläutert Autorin Ronja in ihrem Artikel über die Pomodoro-Technik. Zusätzlich bietet die Zentrale Studienberatung der Universität Stuttgart Workshops und Gespräche, um den Lernalltag an der Universität erfolgreich zu gestalten.

Übrigens: Eisenhower führte das Amt des Präsidenten ohne politische Vorerfahrung und gab es 1961 nach der zweiten Amtszeit ab. Begleitet hat ihn dabei die Devise; „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

In diesem Sinne: Viel Erfolg!

Sophie Strohmaier

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