Daten richtig sichern: Darauf sollten wir achten

Ich starte meinen Laptop, der Bildschirm bleibt schwarz. Mein Herz beginnt zu klopfen. Er wird doch jetzt nicht kaputtgehen? Das Problem hatte er letzte Woche auch schon. Beunruhigt denke ich an meine Daten: Seminararbeiten, Vorlesungsunterlagen, Fotos… Ich muss das dringend alles sichern, nehme ich mir fest vor. Nur, wie mache ich das richtig?

Während der zwei Pandemiejahre haben viele Studierende angefangen für den Online-Vorlesungsbetrieb Tablet oder Laptop, statt Stift und Papier zu nutzen. Auch jetzt, wenn wieder Präsenzvorlesungen gehalten werden, wächst die Zahl der Alleskönner im Hörsaalalltag stetig. Sie haben ja auch viele Vorteile: Sie sind wesentlich kompakter und leichter als Bücher, ebenso können kurzfristig hochgeladene Vorlesungsunterlagen sofort genutzt werden. Grafiken und Texte lassen sich markieren und einfügen, Diagramme und Zeichnungen zur besseren Lesbarkeit vergrößern. Doch schnell fällt so ein elektrisches Endgerät herunter, wird nass oder geklaut, ein Verschlüsselungstrojaner macht den Gebrauch unmöglich oder es gibt früher oder später altersbedingt den Geist auf. Egal wie, am Ende bleibt oft ein unbrauchbarer Datenbrei zurück. Meistens ist das ziemlich ärgerlich, weil häufig wichtige Daten wie die Unterlagen der letzten Vorlesung oder die ganze Bachelorarbeit damit verloren gehen. Ziel der Datensicherung ist es deshalb, Kopien von Daten anzulegen, um im Datenverlustfall darauf zurückgreifen zu können.

Die simple Antwort von Sven und Yannic: „Alles, was wichtig ist!“. Dazu gehören Passwörter, digitale Zeugnisse, Abschlussarbeiten und Daten mit persönlichem oder emotionalem Wert wie Fotos und Videos, aber auch elementare E-Mails. Da der Datenbestand so gering wie möglich gehalten werden sollte, müssen Software oder Dokumente zum Beispiel aus Ilias, die sich immer wieder herunterladen lassen, nicht gesichert werden. „Wichtig ist, dass die Sicherung jederzeit die Daten enthält, die man auf keinen Fall verlieren möchte“, sagt Sven. Grundsätzlich ist es ein Abwägen zwischen dem finanziellen und zeitlichen Aufwand des Speicherns und dem Aufwand der Datenwiederherstellung. Frei nach dem Motto: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: erstens physikalische und zweitens online Speichermedien. Beide haben Vor- und Nachteile. Typisch für ersteres sind Festplatten und USB-Sticks. Sie zeichnen sich vor allem durch ihre einfache Handhabung aus. Zusätzlich hat man immer die Kontrolle über die eigenen Daten, weil man sie keinem Dritten anvertrauen muss. Für ein Backup müssen sie jedoch aktiv an das Endgerät angeschlossen werden und oftmals werden sie am selben Ort wie die Originaldatenträger aufbewahrt. Im Falle eines Feuers oder auch bei Diebstahl ist das denkbar ungünstig. Je nach Speicherkapazität gibt es Festplatten und USB-Sticks ab 20 Euro, aber trotz Lagerung wie Kartoffeln, also trocken und kühl, ist die Lebensdauer meist nicht länger als 10 Jahre. Verwendet man einen solchen externen Datenträger, ist es eine gute Idee, diesen mit einem Passwort zu schützen oder die Daten darauf zu verschlüsseln.

Um Daten online zu speichern, werden typischerweise Clouds verwendet. Die wohl größten Vorteile sind die örtliche, zeitliche und technische Unabhängigkeit mit denen die Daten abgerufen werden können. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert und ordnungsgemäß installiert. Damit ist die Arbeit mit Hilfe automatischer Backups schnell und unkompliziert erledigt. Um Daten jedoch aktualisieren und herunterladen zu können, braucht man eine Internetverbindung. Die beiden Experten vom TIK betonen, dass man hierbei allerdings die Daten an Drittanbieter weitergebe und man diesem deshalb ausreichend vertrauen müsse oder über eine Verschlüsselung nachdenken solle.

Viele Studierende in meinem Umfeld nutzen für das Sichern ihres Vorlesungsalltags eine Cloud. Die gängigsten Anwendungen sind OneDrive und GoogleDrive. Anbieter mit Servern in Deutschland oder End-to-End-Verschlüsselung sind unter anderem MagentaCloud oder Tresorit. Das sind nur einige Beispiele, denn Anbieter gibt es wie Sand am Meer. Weitere Details über Clouds und eine gute erste Übersicht bietet trusted, ein Vergleichs- und Bewertungsportal für Business-Tools und -Software.

„Eine gute Orientierung bietet die 3-2-1-Regel“, meint Yannic. Es sollen insgesamt drei Kopien der Daten gemacht werden: Zwei davon auf verschiedenen Datenträgern und eine, die extern, also an einem anderen Ort, gelagert werde. Auch zum Ablegen der Dateien haben sie ein paar Tipps parat. Es biete sich an, die Ordnerstruktur bei der Sicherung gleich wie auf dem Laptop zu gestalten, mit der sei man vertraut. Zusätzlich sollen die Daten immer eine eindeutige Benennung mit einschlägigen Wörtern und eine Zuordnung durch ein Datum haben. Prinzipiell werden Daten in Standardformaten wie PDF, JPG oder MPEG gespeichert, um sie auch in Zukunft noch öffnen zu können. Nach Abschluss der Sicherung sollten die Daten regelmäßig auf Richtig-, Vollständig- und Lesbarkeit geprüft werden und das Speichermedium auf Funktionsfähigkeit getestet werden. Grundsätzlich ist es von Vorteil, sich vorab zu überlegen, wie eine jeweilige ideale Datensicherung aussehen soll und wann man vermehrt, zum Beispiel beim Schreiben der Abschlussarbeit, seine Daten sichern sollte.

Yannic und Sven erzählen mir, dass sie kaum Fragen zum Thema Datensicherung bekämen. Oftmals würden sich Betroffene erst informieren, wenn es schon zu einem Datenverlust gekommen ist. Vielleicht liegt es aber auch daran, dass viele Studierende das Datensichern im Griff haben. „Spätestens am Ende der Vorlesungszeit ziehe ich alle Daten zusätzlich auf die Festplatte“, erzählt mir eine Kommilitonin und ein anderer ergänzt: „Bei mir funktionieren die automatischen Backups super!“

Also alles gut? Mein Laptop hat leider noch immer Ausfallerscheinungen. Die große Anzahl an Daten, mit denen wir heutzutage arbeiten und studieren, macht eine Datensicherung umso wichtiger und kann im Notfall die digitale Lebensversicherung sein. Lieber einmal zu oft als einmal zu wenig, das habe ich jetzt verstanden.

Sophie